Correcta atención de No Conformidades
- BICERT
- 7 abr
- 4 Min. de lectura
¿Alguna vez te has preguntado si tus planes de acción son efectivos?
En el taller de marzo que BICERT ofrece sin costo a sus clientes y amigos, el experimentado ingeniero industrial y auditor líder Rafael Ruiz, con más de 20 años de experiencia en las normas 9, 14 y 45, expuso las bases para la atención adecuada de las no conformidades en los sistemas de gestión, enfatizando la importancia de verlas como oportunidades de mejora y discutiendo diferentes herramientas y métodos para realizar los análisis de causa raíz. Los participantes tuvieron oportunidad de analizar hallazgos, desarrollar planes de acción con un enfoque en la identificación de causas raíz, documentar las acciones y verificar su eficacia.
También se discutió la atención de las no conformidades en auditorías, la importancia de mantenerse actualizado sobre los requisitos normativos y la necesidad de una comunicación efectiva dentro de la organización.
¿Cómo identificar y resolver las No Conformidades?
La correcta identificación y atención de las de no conformidades debe generar y dar seguimiento a las acciones correctivas. Además, éstas deben ser vistas como oportunidades de mejora y no como críticas.
Las etapas clave para atender las No Conformidades son las siguientes:
Documentar el problema
Establecer correcciones inmediatas
Analizar la causa raíz
Documentar el plan de acción y
Verificar la eficacia de las acciones
Otro es el método de las 5 etapas:
Identificación: Detectar y describir las no conformidades encontradas
Conformación del equipo: Formar un equipo adecuado para abordar el problema
Análisis de la causa raíz: Identificar las causas subyacentes de las no conformidades
Implementación de acciones correctivas: Definir y ejecutar las acciones necesarias para corregir el problema
Medición y monitoreo: Evaluar la eficacia de las acciones correctivas y seguir el seguimiento.
Herramientas para el análisis de las causas raíz:
Existen diversas herramientas y métodos para realizar el análisis de causa raíz, destacado los siguientes:
Diagrama de Ishikawa
El método de las 8 disciplina
Los 5 porqués
El análisis de datos
La lluvia de ideas y
El diagrama de Pareto
Aprendiendo de las No Conformidades:
La importancia de las no conformidades y errores consiste en darles un tratamiento como oportunidades de mejora continua. El éxito proviene de aprender de las fallas y tropiezos, no de nunca haberlos tenido.
Los participantes del taller compartieron ejemplos de no conformidades en sus organizaciones para analizarlas en equipo. Se recopilan diez hallazgos diferentes, que incluyen temas como control de velocidad en vehículos, falta de inclusión del cambio climático en la matriz de contexto, discrepancias en inventarios y falta de simulacros ambientales, entre otros.
Análisis de hallazgos de las No Conformidades:
Como parte del taller, los equipos de trabajo deben analizar los hallazgos determinando los siguientes pasos:
Definir la no conformidad
Proponer acciones inmediatas
Realizar un análisis de causa y establecer un plan de acción realista
Revisión de los casos para evaluar la eficacia de las acciones propuestas.
Ejemplos reales discutidos en el Taller:
A. Plan de simulacros de emergencia.-
La responsable del equipo presenta el plan de acción desarrollado para abordar la falta de simulacros ambientales. Identifican como causa raíz la rotación de personal que dejó sin brigadas necesarias para ejecutar los simulacros. El plan incluye reestructurar las brigadas, elaborar un nuevo programa de simulacros, capacitar al personal y ejecutar los simulacros. BICERT sugiere agregar controles para mantener siempre el número requerido de brigadistas, como lanzar convocatorias inmediatas al salir alguien. También se discute la importancia de enfocarse en situaciones de emergencia realmente probables para la organización.
B. Acciones correctivas para el cambio climático.-
El equipo analiza un hallazgo relacionado con la falta de consideración del cambio climático en el análisis de contexto organizacional según la norma ISO 9001:2015. El representante muestra las acciones correctivas propuestas, que incluyen capacitación sobre los nuevos requisitos de la norma, la actualización de los requisitos aplicables y la elaboración de un programa de auditorías. Se discute la importancia de identificar claramente el hallazgo y sus causas, como el desconocimiento o la falta de comunicación. Otro miembro del equipo señala la necesidad de diferenciar entre las acciones correctivas y la verificación de su eficacia.
El instructor enfatiza la importancia de mantenerse actualizado sobre los requisitos normativos y asegurar una comunicación efectiva dentro de la organización.
C. Discusión sobre las No Conformidades.-
Otro equipo discute la atención de las no conformidades en las auditorías. Su portavoz presenta un análisis de causas raíz sobre las discrepancias en el inventario de activos, proponiendo acciones como cotejar los números de serie, realizar auditorías periódicas y mejorar la comunicación entre las áreas. También se enfatiza en la importancia de defender los procesos con evidencias, y para un caso sobre validación de competencias, se sugiere revisar tanto las herramientas como los procedimientos. En otro hallazgo, se analizan los retrasos en la capacitación proponiendo acciones como difundir el reglamento y establecer indicadores.
Se aclara que la norma no especifica tiempos para cerrar las no conformidades, pero una buena práctica consiste en fijar plazos justificados.
En Conclusión, es muy importante redactar claramente los hallazgos para implementar las acciones correctivas adecuadas y se exponen las siguientes acciones para los participantes:
Implementar en sus organizaciones las herramientas y metodologías aprendidas para la correcta atención de no conformidades
Mejorar la redacción de los hallazgos en sus procesos de auditoría interna
Aplicar cualquiera de los procesos aquí descritos para la atención de las no conformidades en sus sistemas de gestión.
Te invitamos a acercarte al experimentado equipo de BICERT. Nuestra trayectoria con más de 20 años de experiencia nos respalda:
Síguenos en nuestras redes sociales en LinkedIn y Twitter.
Komentarze