Desde hace ya meses, un número creciente de empresas y gobiernos de todo el mundo han iniciado la reapertura de actividades económicas, dando paso a una nueva fase de convivencia con el riesgo de contagio de coronavirus.

Las organizaciones han visto afectado su ritmo productivo, sin embargo, mucho de ellas ha continuado operando o bien se enfrentan ahora a emprender los procesos de reapertura económica, de acuerdo con los protocolos y lineamientos de Seguridad Sanitaria establecidos por el gobierno.

Durante esta crisis de salud, BICERT ha acompañado a sus clientes, adaptándonos de manera oportuna y eficiente a fin de minimizar las afectaciones que esta pandemia ha generado sobre la continuidad de las operaciones y certificaciones que mantienen sus clientes.

Nuestros conocimiento y experiencia nos han permitido continuar nuestra actividad sin interrupción, ofreciendo a nuestros clientes opciones viables, como son la realización de auditorías remotas.

Derivado de esta pandemia y de acuerdo con las disposiciones del Foro Internacional de Acreditación IAF, ha establecido que es factible la aplicación de Técnicas de Información y Comunicación –TICs para la ejecución de auditorías virtuales, independientemente si estas son Certificaciones, Auditorías de Seguimiento o Recertificaciones.  Los requisitos de aplicación de dichas técnicas están referidas en el Documento Mandatorio IAF MD4:2018 y si así lo desea las puede consultar en la página de internet de la IAF.

Una auditoría virtual es aquella que se realiza fuera del sitio mediante el uso de estas técnicas, que pueden incluir desde plataformas de video conferencias hasta aplicaciones móviles.

En todo caso, para la ejecución de este tipo de auditorías, es necesario acordar previamente con los clientes, las diferentes herramientas a emplear, así como los tiempos en que se auditaran los diferentes procesos, de tal forma que el personal responsable de los mismos esté disponible para llevar a cabo las entrevistas necesarias.

Para el logro de los objetivos de la auditoría, nuestro personal entrará previamente en contacto con usted a fin de coordinar este evento, colectando la información necesaria e informándole sobre las premisas de interacción que se tendrán durante la auditoría.

Toda vez que se ha programado la fecha de su auditoría, nuestro personal auditor preparará el correspondiente Plan de Auditoría y coordinará la realización de la misma.

Antes del inicio de su auditoría, hay algunas consideraciones que debe tener en cuenta para que se dé cumplimiento con los objetivos de ésta:

  • Conexión a Internet- para la realización de este tipo de auditorías es necesario contar con una apropiada conexión WIFI. La plataforma que emplea BICERT como medio de video conferencias es WEBEX. En caso de que la organización emplee alguna otra plataforma, BICERT proporcionará los correos electrónicos del personal auditor, a fin de que la organización envíe las correspondientes invitaciones.

Previo al inicio de la auditoría, nuestros auditores le enviarán las invitaciones requeridas de comunicación, para lo cual es necesario que nos haya proporcionado las direcciones de correo electrónico del personal responsable designado.

Como complemento de esta plataforma, se podrán mantener comunicaciones ya sea a través de telefonía fija o móvil.

  • Personal responsable de los procesos- el personal designado deberá estar disponible durante la auditoría, de tal forma puedan llevarse a cabo las entrevistas necesarias, colectarse y evidenciarse los registros requeridos, de acuerdo con el plan de auditoría.
  • Documentación- para el intercambio de documentos, el auditor informará los medios a través de los cuales se efectuará este proceso; esto puede llevarse a cabo a través de intercambios de correos electrónicos, acceso a bases propias de los clientes, drop box, we transfer o cualquier otro medio que acuerde el auditor con su organización o que usted pueda proponer.
  • Recorrido Virtual- en la mayoría de los casos será necesario validar las operaciones de la organización, a través de un recorrido virtual por las instalaciones de su organización. Para estos propósitos se puede emplear los teléfonos móviles o tablets del personal auditado.

Al término de la auditoría, el auditor informará los resultados de este proceso, preparará el reporte de auditoría y complementará el correspondiente paquete para que este sea evaluado por el Comité de Certificación.